Personel raporlarında doğru bilgiye doğru erişim

Örnek bir iş senaryosu

Bir şube yöneticisi kendi ekibinin eksik hareketlerini düzeltmek istiyor olsun. Genel yönetici rolü vermek yerine şube kapsamlı bir yetki tanımlayın. Kişi başka şubenin kaydının adresini elle yazdığında da erişememelidir. Bir çalışan şube değiştirdiğinde eski yöneticinin erişiminin hangi tarihe kadar sürmesi gerektiği ayrıca kararlaştırılmalıdır. Arayüzde düğmeyi gizlemek bu kuralları sunucuda uygulamanın yerini tutmaz.

Dört adımda çalışma düzeni

İlk bakışta görünmeyen noktalar

Yetki matrisini test etmek için yalnızca doğru erişimi değil, reddedilmesi gereken erişimi de yazın. Personel kendi kaydını görebilir; başka bir kimliği URL'ye yazarak aynı bilgiye ulaşamamalıdır. Şube yöneticisi kendi ekibinin raporunu alabilir; filtreyi değiştirerek tüm şirketi dışa aktaramamalıdır. Dosya indirme bağlantısının başka tarayıcıda açılması da test edilmelidir. Yetki değişikliği oturum açıkken yapılırsa yeni kuralın ne zaman etkili olacağı belirlenmelidir. Yönetici rolü verilen hesaplar düzenli gözden geçirilmeli; geçici görevlendirmeler süresiz yetkiye dönüşmemelidir. Denetim kaydı erişimin kim tarafından verildiğini ve kaldırıldığını açıklamalıdır.

Personel kayıtları için örnek dönem kontrolü

Deneme verisini yalnızca düzenli mesai yapan bir personelden oluşturmayın. Normal vardiya, gece vardiyası, izin, eksik hareket ve şube değişimi içeren temsili bir dönem hazırlayın. Her örnek için beklenen sonucun nasıl hesaplandığını insan kaynakları sorumlusuyla yazın. Yazılımın ürettiği sonuç bu açıklamayla karşılaştırılmalıdır. Bir fark çıktığında önce kaynağa, sonra eşleştirmeye, en son hesaplama kuralına bakın. Böylece yanlış saati doğru formülle hesaplamak gibi sorunlar erkenden fark edilir. Gerçek personel verisiyle test yapılacaksa erişim ve kullanım kapsamı sınırlandırılmalıdır.

Dönem kapanışında açık düzeltmeler ve veri alınamayan cihazlar ayrı listelenmelidir. Kayıt eksikliği ile gerçek yokluk aynı göstergeye dönüşmemelidir. Onaylanmış raporun daha sonra yeniden üretilmesi halinde değişen satırlar açıklanabilmelidir. Kullanıcıların her raporda ham hareketi görmesi gerekmeyebilir fakat yetkili kontrol sırasında kaynağa ulaşılmalıdır. Özellikle dosya dışa aktarımlarında dönem, üretim zamanı ve kullanılan filtre bulunmalıdır. Başka ekibe gönderilen dosya uygulama yetkilerinden bağımsız dolaşabileceği için paylaşım biçimi ayrıca değerlendirilmelidir. Test ortamına alınan kayıtlar da gereksiz süre saklanmamalıdır.

Uygulamayı değerlendirirken çalışanın kendi bilgisine erişimini de deneyin. Kendi talebinin durumunu görebilmesi, düzeltme için sürekli ofise sorma ihtiyacını azaltabilir. Bununla birlikte başka çalışanların verilerinin görünmediği doğrulanmalıdır. Yönetici değiştiğinde veya çalışan ayrıldığında erişimlerin ne olacağı bir kontrol maddesi olsun. Hesaplama politikaları, ücret ve izin hakları konusunda yetkili uzmanların onayını alın; rehberdeki örnekleri mevzuat kuralı olarak kullanmayın. Yazılımın başarısı belirlenmiş kuralı tutarlı uygulaması, istisnayı göstermesi ve kararın hangi kayıtlarla verildiğini açıklayabilmesidir.

Ekibinize sorabileceğiniz sorular

• Kullanıcı başka şubenin kaydını açabiliyor mu?
• Rapor indirmeleri izleniyor mu?
• Ayrılan çalışanın oturumu sonlandırılıyor mu?

Bu soruları seçtiğiniz örnek kayıt üzerinde yanıtlayın. Her açık nokta için sorumlu kişiyi, yapılacak düzeltmeyi ve yeniden kontrol tarihini not edin. Böylece görüşme, uygulanabilir bir iş listesiyle tamamlanır.