Eksik PDKS hareketlerini iz bırakmadan düzeltmeyin

Örnek bir iş senaryosu

Bir çalışan akşam çıkışını unutmuş ve ertesi sabah yeniden giriş yapmış olsun. Sistem iki hareketi tek uzun vardiya olarak birleştirirse gerçekçi olmayan çalışma süresi üretir. Eksik çıkışı şüpheli kayıt olarak ayırın. Personel düzeltme talebine tahmini çıkışını ve gerekçesini yazar; yönetici vardiya planı ve diğer kayıtlarla değerlendirir. Kabul edilirse rapor hem düzeltilmiş süreyi hem de düzeltme işaretini göstermelidir.

Dört adımda çalışma düzeni

İlk bakışta görünmeyen noktalar

Düzeltme ekranını mümkün olduğunca bağlamlı kurun. İnceleyen kişi aynı günün diğer hareketlerini, planlanan vardiyayı ve önceki düzeltmeleri görebilmelidir. Ancak karar için gerekmeyen başka personelin verileri bu ekrana taşınmamalıdır. Onaylanan düzeltmenin daha sonra geri alınması gerekiyorsa yeni bir işlem oluşturun; önceki onayı görünmez hale getirmeyin. Dönem kapanışında açık düzeltme taleplerini raporlayın ve hangi kayıtların beklediğini personel bazında belirtin. Çok sayıda eksik hareket aynı cihazda toplanıyorsa kullanıcı davranışından önce cihaz saati, bağlantı ve aktarım başarısını inceleyin. Teknik sorun ile çalışma kaydı birbirine karıştırılmamalıdır.

Personel kayıtları için örnek dönem kontrolü

Deneme verisini yalnızca düzenli mesai yapan bir personelden oluşturmayın. Normal vardiya, gece vardiyası, izin, eksik hareket ve şube değişimi içeren temsili bir dönem hazırlayın. Her örnek için beklenen sonucun nasıl hesaplandığını insan kaynakları sorumlusuyla yazın. Yazılımın ürettiği sonuç bu açıklamayla karşılaştırılmalıdır. Bir fark çıktığında önce kaynağa, sonra eşleştirmeye, en son hesaplama kuralına bakın. Böylece yanlış saati doğru formülle hesaplamak gibi sorunlar erkenden fark edilir. Gerçek personel verisiyle test yapılacaksa erişim ve kullanım kapsamı sınırlandırılmalıdır.

Dönem kapanışında açık düzeltmeler ve veri alınamayan cihazlar ayrı listelenmelidir. Kayıt eksikliği ile gerçek yokluk aynı göstergeye dönüşmemelidir. Onaylanmış raporun daha sonra yeniden üretilmesi halinde değişen satırlar açıklanabilmelidir. Kullanıcıların her raporda ham hareketi görmesi gerekmeyebilir fakat yetkili kontrol sırasında kaynağa ulaşılmalıdır. Özellikle dosya dışa aktarımlarında dönem, üretim zamanı ve kullanılan filtre bulunmalıdır. Başka ekibe gönderilen dosya uygulama yetkilerinden bağımsız dolaşabileceği için paylaşım biçimi ayrıca değerlendirilmelidir. Test ortamına alınan kayıtlar da gereksiz süre saklanmamalıdır.

Uygulamayı değerlendirirken çalışanın kendi bilgisine erişimini de deneyin. Kendi talebinin durumunu görebilmesi, düzeltme için sürekli ofise sorma ihtiyacını azaltabilir. Bununla birlikte başka çalışanların verilerinin görünmediği doğrulanmalıdır. Yönetici değiştiğinde veya çalışan ayrıldığında erişimlerin ne olacağı bir kontrol maddesi olsun. Hesaplama politikaları, ücret ve izin hakları konusunda yetkili uzmanların onayını alın; rehberdeki örnekleri mevzuat kuralı olarak kullanmayın. Yazılımın başarısı belirlenmiş kuralı tutarlı uygulaması, istisnayı göstermesi ve kararın hangi kayıtlarla verildiğini açıklayabilmesidir.

Ekibinize sorabileceğiniz sorular

• Düzeltme sayısı şubeye göre değişiyor mu?
• Onay bekleyen kayıtlar kapanıştan önce görülüyor mu?
• Kaynak kayıt geri çağrılabiliyor mu?

Bu soruları seçtiğiniz örnek kayıt üzerinde yanıtlayın. Her açık nokta için sorumlu kişiyi, yapılacak düzeltmeyi ve yeniden kontrol tarihini not edin. Böylece görüşme, uygulanabilir bir iş listesiyle tamamlanır.