Ajanda ve görev otomasyonunda hatırlatmayı işe dönüştürmek

Örnek bir iş senaryosu

Bir teklif üç gün boyunca yanıt almamışsa takip görevi oluşabilir. Ancak müşteri bu sürede başka kanaldan kabul verdiyse görev artık geçersizdir. Otomasyon yalnızca görevi üretmekle kalmamalı, kaynak kaydın durumu değiştiğinde görevi güncellemelidir. Aynı olayın her çalışmada yeni görev oluşturması da engellenmelidir.

Dört adımda çalışma düzeni

İlk bakışta görünmeyen noktalar

Görev listesinde her işin kaynağı belirtilirse kullanıcı neyi değiştirebileceğini anlar. Elle açılan görev ile otomatik üretilen görev aynı kurala sahip olmayabilir. Otomatik görevin tarihi kaynak kayda bağlıysa kullanıcı tarihi değiştirdiğinde bunun kaynak işlemi etkileyip etkilemediği açık olmalıdır. Bir görevi başka kişiye devretmek geçmiş sorumluluğu silmemelidir. Tekrarlayan görevlerde de tamamlanan örnek ile gelecek tekrar ayrı kayıtlar olmalıdır; aksi halde birini kapatmak bütün seriyi bitirebilir. Gecikme raporunda yalnızca gün sayısı değil, engel ve son aksiyon gösterilmelidir. Böylece ajanda bir hatırlatma yığını yerine günlük iş koordinasyonuna dönüşür.

Ekiple yapılacak günlük iş akışı denemesi

Bir haftalık gerçek iş düzeninden temsili birkaç kayıt seçin. Yeni talep, değişiklik, iptal ve tamamlanma içeren örnekler kullanın. Her kaydın kim tarafından açıldığını, kime devredildiğini ve hangi bilgiyle kapatıldığını yazın. Aynı işi farklı kişilerin farklı yöntemlerle yürüttüğü noktaları belirleyin. Her fark sorun değildir; bazıları işin koşullarından kaynaklanır. Ancak ortak bilgi ve sorumluluk gerektiren adımlar standartlaştırılmalıdır. Pilot uygulamada bu adımları görünür hale getirin. Kullanıcıların işini tamamlamak için başka defter veya mesajlaşma grubuna neden ihtiyaç duyduğunu anlamaya çalışın.

Durum adlarını ekibin anlayacağı biçimde seçin. “İşlemde” gibi geniş bir ifade yerine hangi aşamanın sürdüğünü anlatan durumlar daha yararlı olabilir. Ancak çok fazla durum da günlük kullanımı zorlaştırır. Her durumun başlangıç ve bitiş koşulu belirlenmelidir. Bir kayıt bekliyorsa beklediği kişi veya bilgi görünür olsun. Otomatik bildirimler bu durumlardan üretiliyorsa yanlış veya eski bildirimlerin nasıl durdurulacağı test edilmelidir. Personel değiştiğinde açık kayıtların devri de senaryoya dahil edilmelidir. Sahipsiz işlerin ayrı görünmesi unutulmalarını azaltır.

İlk değerlendirmede yalnızca tamamlanan kayıt sayısını ölçmeyin. Tekrar açılan işler, eksik bilgi nedeniyle beklemeler ve sistem dışında yürütülen adımlar da önemlidir. Kullanıcının yaptığı düzeltmeler uygulamanın nerede zorlandığını gösterebilir. Eğitim ihtiyacı ile tasarım sorununu birbirinden ayırmak için kullanıcıyı gerçek görev sırasında gözleyin. Rol ve veri erişimi de günlük işin parçası olarak kontrol edilmelidir. Herkesin bütün verileri görmesi kolay başlangıç gibi görünse de gereksiz erişim yaratır. İşin gerektirdiği bilgiyle sınırlı, anlaşılır bir çalışma alanı hem öğrenmeyi hem de sorumluluk takibini kolaylaştırır.

Ekibinize sorabileceğiniz sorular

• Görev kaynak kayda bağlı mı?
• Aynı olay tekrar görev oluşturuyor mu?
• Geçersiz hatırlatma otomatik duruyor mu?

Bu soruları seçtiğiniz örnek kayıt üzerinde yanıtlayın. Her açık nokta için sorumlu kişiyi, yapılacak düzeltmeyi ve yeniden kontrol tarihini not edin. Böylece görüşme, uygulanabilir bir iş listesiyle tamamlanır.